El 1 de septiembre de 2026 pasó desapercibido en muchos talleres. Sin embargo, desde esa fecha, toda empresa sujeta al IVA debe poder recibir facturas electrónicas. Y dentro de un año, el 1 de septiembre de 2027, le tocará a los artesanos y a las pequeñas empresas enviarlas.
Una pregunta que surge en todas partes sobre este tema, y que es una de las más buscadas en Google, es: «mis clientes son particulares, ¿estoy afectado?». La respuesta breve: sí, pero no como se imagina. Como desarrollo herramientas de presupuestos y facturación para artesanos, aquí está lo que realmente cambia, caso por caso, sin tecnicismos. He verificado esta información en septiembre de 2026 en los sitios oficiales; las modalidades aún pueden variar, y su asesor contable sigue siendo el mejor interlocutor para validar su caso.
La factura electrónica en dos fechas
Desde el 1 de septiembre de 2026: todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas. Las grandes empresas y las empresas de tamaño intermedio también deben emitirlas.
A partir del 1 de septiembre de 2027: las Pymes, las microempresas y las pequeñas empresas deberán, a su vez, emitirlas.
Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un archivo estructurado, en formato UBL, CII o Factur-X (un PDF que incorpora sus datos), que pasa por una plataforma autorizada por el Estado. Su plataforma lo envía a la de su cliente y transmite, al mismo tiempo, los datos útiles a la administración fiscal.
Lo que ya es obligatorio: recibir las facturas de sus proveedores
Es el punto que muchos artesanos han pasado por alto. Los grandes proveedores, como un mayorista de materiales o un alquiler de equipos a nivel nacional, ya deben enviarle sus facturas en formato electrónico. Para recibirlas, necesita una plataforma autorizada.
En la práctica: elegir una plataforma en la lista oficial publicada por los impuestos, abrir su cuenta allí y verificar que su empresa aparezca correctamente en el directorio, para que sus proveedores sepan dónde enviar sus facturas. Si aún no lo ha hecho, es lo primero que debe resolver, incluso antes de pensar en sus propias facturas.
Sus clientes son particulares: lo que cambia y lo que no cambia
Buena noticia: sus facturas a particulares no se convertirán en facturas electrónicas. Después de cambiar el calentador de agua de la señora Martín, aún podrá entregarle una factura en papel o un PDF.
Lo que cambia es el e-reporting. A partir del 1 de septiembre de 2027, los datos de estas ventas deberán enviarse a la administración: los montos acumulados por día y el IVA correspondiente, no el detalle de cada factura. Es su plataforma la que se encarga de esto, con una frecuencia que depende de su régimen de IVA. Eso sí, sus ventas deben estar registradas allí: ahí es donde las facturas hechas a mano plantean un problema.
¿Y si es microempresario sin IVA? También está afectado. La exención del IVA modifica las menciones en sus facturas, pero no sus obligaciones frente a la reforma.
También trabaja para profesionales
Un fontanero que interviene en un restaurante, un albañil subcontratista de una empresa general, un carpintero que acondiciona una tienda: desde que una factura se envíe a una empresa francesa, deberá ser electrónica a partir del 1 de septiembre de 2027.
Cuatro nuevas menciones llegarán a la vez en sus facturas:
el número SIREN de su cliente profesional;
su dirección de entrega, si difiere de su dirección de facturación;
la naturaleza de la operación: venta de bienes, prestación de servicios, o ambas;
en su caso, la opción para el pago del IVA según los débitos.
Empiece ya a anotar el SIREN de sus clientes profesionales en su archivo. Es un trabajo sin interés, pero es típicamente lo que bloquea el día en que todo debe salir.
Usted hace sus presupuestos y facturas en Excel o Word
Ahí es donde se complica. A partir de septiembre de 2027, una factura escrita en Word o Excel y enviada en PDF a un cliente profesional ya no será conforme. Y para sus clientes particulares, sus ventas deberán, de todas formas, remontar hasta su plataforma.
Tiene dos opciones simples:
pasar a un software de facturación conectado a una plataforma aprobada, algo que muchos softwares ya ofrecen;
facturar directamente desde el espacio de su plataforma, si lo permite.
Si su actividad es sencilla, un software del mercado hará un trabajo excelente. Lo digo con más énfasis porque mi oficio es el desarrollo a medida: solo tiene sentido si sus presupuestos o su organización salen realmente de lo común. Explico cómo decidir entre software del mercado o desarrollo a medida.
Tiene una herramienta interna o un software a medida
Algunos artesanos tienen una herramienta hecha para ellos: un software que calcula presupuestos a partir de sus tarifas, sigue los proyectos y genera facturas. No hay que tirar todo. La mayoría de las plataformas aprobadas prevén una conexión para este caso: su herramienta produce la factura en el formato correcto y se la envía, y la plataforma se encarga del resto.
Para un gran cuaderno de Excel con macros, suele ser el momento adecuado para pasar a una verdadera herramienta, ya sea del mercado o hecha para usted. Es típicamente el tipo de proyecto que llevo a cabo: conectar una herramienta existente a una plataforma o construir la herramienta de presupuestos y facturación que se adapte a su forma de trabajar, lista para 2027. Para ver cómo queda, he descrito la herramienta a medida de un electricista, desde la solicitud de intervención hasta la factura.
El plan para septiembre de 2027
1. Si no lo ha hecho, elija una plataforma autorizada para recibir sus facturas: es obligatorio desde septiembre de 2026.
2. Clasifique a sus clientes: los particulares por un lado, los profesionales por otro.
3. Complete su archivo de clientes profesionales: número SIREN, dirección de facturación, dirección de entrega.
4. Elija cómo facturará: software del mercado, espacio de la plataforma o herramienta interna conectada a la plataforma.
5. Realice una prueba en la primavera de 2027 con algunas facturas reales, para no descubrir un problema el 1 de septiembre.
6. Hable con su asesor contable: él revisa todas sus facturas y sabrá qué conviene a su caso.
Lo que arriesga si no está preparado
Hasta ahora, una factura que debería haber sido electrónica y no lo es, conlleva una multa de 50 €, con un límite de 15.000 € por año. No tener una plataforma para recibir facturas expone, tras una advertencia de tres meses, a una multa de 500 €, y luego de 1.000 € por trimestre de retraso. Un primer error corregido por sí mismo, o dentro de los 30 días siguientes a la solicitud de la administración, no es sancionado.
El detalle oficial está en la página Descubra la facturación electrónica del sitio de impuestos.
Sus preguntas sobre la factura electrónica
Soy autónomo sin IVA, ¿me afecta?
Sí. Debe poder recibir facturas electrónicas desde septiembre de 2026, y a partir de septiembre de 2027, emitir sus facturas a profesionales en formato electrónico y transmitir los datos de sus ventas a particulares.
¿Una factura en PDF enviada por correo es una factura electrónica?
No. Una factura electrónica contiene datos estructurados (UBL, CII o Factur-X) y pasa por una plataforma autorizada. El PDF clásico sigue siendo posible para sus clientes particulares.
¿La plataforma es de pago?
Depende: cada plataforma fija sus precios, y algunas ofrecen fórmulas gratuitas para las microempresas. No está obligado a elegir la misma que sus proveedores o clientes: las plataformas se comunican entre sí.
Todos mis clientes son particulares, ¿puedo esperar hasta 2027?
Para sus propias facturas, no: nada cambia antes de septiembre de 2027. Pero la recepción es obligatoria desde septiembre de 2026: ya debe tener una plataforma para las facturas de sus proveedores.
¿Hablamos de cómo factura usted?
Si hace sus presupuestos y facturas a mano o con una herramienta que no quiere soltar, podemos revisarlo juntos, por teléfono o en videollamada. Le digo con franqueza qué le conviene: un software del mercado si es suficiente, o una herramienta conectada a su plataforma si su forma de trabajar lo requiere. Se va con un plan claro para septiembre de 2027, incluso si luego no trabaja conmigo.
