Pliego de condiciones de software de gestión: plantilla gratis en Word y PDF, con un ejemplo rellenado

  • Plantilla + ejemplo rellenado
  • Word editable
  • Sin registro ni e-mail

Descarga gratuita

Para tu empresa, si quieres sustituir tus archivos Excel o tu programa de gestión. El Word se rellena y se modifica, el PDF muestra el mismo documento rellenado de principio a fin.

Descargar la plantilla WordWord, 9 partes para rellenarDescargar el ejemplo rellenadoPDF, una empresa de limpieza

Más rápido: responde a cinco preguntas y el documento se redacta solo, a tu nombre.

Rellenarlo en 5 minutos con el generador

Plantilla de uso libre, para adaptar a tu proyecto y enviar a cualquier proveedor.

Sobre la plantilla

Un pliego de condiciones de software de gestión en nueve partes, listo para rellenar, y el mismo documento rellenado para una empresa de limpieza de Cesson-Sévigné, cerca de Rennes, en Francia. Sirve si tu empresa quiere sustituir sus archivos Excel, o su programa de gestión actual, por un software a medida. Las pantallas, los roles de los usuarios, los datos que hay que migrar, el presupuesto y la propiedad del código ya están previstos.

Retrato de Léo Guillaume, fundador de Dibodev

Plantilla preparada por Léo Guillaumedesarrollador independiente cerca de Rennes, en Francia. Son las preguntas que hago antes de presupuestar un software de gestión.

Actualizado el

Qué contiene la plantilla

Una plantilla para rellenar y un ejemplo completo

El Word recoge las nueve partes con, bajo cada título, una indicación en gris que sustituyes por tu texto. El PDF es el mismo documento rellenado, para ver el nivel de detalle esperado.

La plantilla para rellenar

Word, editable en Word, LibreOffice, Google Docs o Pages

  • Presentación de la empresa y del proyecto: proyecto nuevo o rediseño, herramientas que usas hoy
  • Objetivos, cada uno con su medida, y usuarios previstos
  • Las seis pantallas típicas de un software de gestión, para tachar o completar
  • Diez funcionalidades para clasificar en imprescindible o deseable
  • Los datos que hay que migrar (archivos Excel u otro software), los requisitos técnicos y legales
  • Presupuesto, plazo, mantenimiento y lo que debe incluir cada presupuesto que recibas

El ejemplo rellenado

PDF, Propreté Bernard en Cesson-Sévigné (empresa ficticia)

  • Una empresa de limpieza de 11 a 50 personas, que crea una herramienta para la oficina y los equipos de campo
  • Tres objetivos, cada uno con su medida: sustituir los archivos Excel, planificar los equipos, tener cifras fiables
  • Cinco pantallas: inicio de sesión, cuadro de mando, clientes, planificación, ajustes y usuarios
  • Siete funcionalidades clasificadas en imprescindible y deseable, entre ellas el modo sin conexión y la firma en el móvil
  • Los archivos Excel actuales que hay que migrar, un presupuesto de 5000 a 15 000 € y una puesta en línea en un plazo de seis meses
  • El código fuente y los datos a nombre de la empresa, algo que cada presupuesto debe confirmar

Ejemplo de pliego de condiciones

El ejemplo rellenado, para leer aquí

El software de gestión de una empresa de limpieza en Cesson-Sévigné, en Francia, tal como lo redacta el generador a partir de cinco respuestas.

Pliego de condiciones · Software de gestión

Software de gestión de Propreté Bernard

Empresa:
Propreté Bernard, Cesson-Sévigné
Versión:
1, del 2 de noviembre de 2026

Índice

  1. 1. Presentación de la empresa
  2. 2. El proyecto
  3. 3. Objetivos y público
  4. 4. Las pantallas
  5. 5. Funcionalidades
  6. 6. Migración de datos
  7. 7. Requisitos técnicos y legales
  8. 8. Presupuesto, plazo y mantenimiento
  9. 9. Lo que debe incluir cada presupuesto

1. Presentación de la empresa

Propreté Bernard, en Cesson-Sévigné.

Empresa de limpieza: oficinas, comunidades de propietarios y cristales.

Equipo: de 11 a 50 personas.

2. El proyecto

Creación de un software de gestión a medida, para sustituir los archivos y las herramientas sueltas.

Tipo de proyecto: software de gestión.

3. Objetivos y público

  1. Sustituir los archivos Excel compartidos. Indicador: datos que ya no se introducen dos veces.
  2. Planificar los equipos y sus intervenciones. Indicador: tiempo dedicado a hacer la planificación.
  3. Tener cifras fiables, cada día. Indicador: cuadro de mando al día sin volver a introducir datos.

Usuarios: la oficina y los equipos de campo.

4. Las pantallas

  • Inicio de sesión
  • Cuadro de mando
  • Clientes
  • Planificación
  • Ajustes y usuarios

5 pantallas principales, por ajustar con el proveedor.

5. Funcionalidades

  • Cuentas y rolesImprescindible
  • Cuadro de mandoImprescindible
  • Migración de los archivos ExcelImprescindible
  • Exportación a PDF y ExcelDeseable
  • PlanificaciónDeseable
  • Modo sin conexiónDeseable
  • Firma en el móvilDeseable

6. Migración de datos

Datos que migrar: los archivos Excel actuales, aportados por Propreté Bernard.

Logo y colores: se aportan si existen, para las pantallas y los documentos generados.

7. Requisitos técnicos y legales

  • Accesible desde un navegador, en ordenador y móvil.
  • Acceso con cuenta, con permisos según el rol de cada persona.
  • Datos alojados en Europa, con copia de seguridad diaria.
  • Formación del equipo y documentación breve.
  • Código fuente y datos propiedad de Propreté Bernard.

8. Presupuesto, plazo y mantenimiento

Presupuesto previsto
de 5000 a 15 000 €
Puesta en línea
en un plazo de 6 meses
Mantenimiento
se presupuesta aparte (actualizaciones, copias de seguridad, pequeñas mejoras)

9. Lo que debe incluir cada presupuesto

  • Un presupuesto detallado por partidas, para comparar las respuestas entre sí.
  • Un calendario con las fechas de validación.
  • Dos o tres proyectos comparables ya realizados.
  • El precio del mantenimiento, al mes o al año.
  • La confirmación de que el código fuente y los datos pertenecen a Propreté Bernard.

Fecha límite de respuesta: por completar

Documento preparado con el generador gratuito de dibodev.fr. Para un presupuesto sobre este proyecto: Léo Guillaume, Dibodev, dibodev.fr/es/contact.
Hacer lo mismo a mi nombre

Mapa de pantallas

Las pantallas de un software de gestión

Es la parte que fija el precio. Parte de este plano, tacha lo que no te afecte y añade una pantalla por cada tarea que el software deba asumir.

Plano de un software de gestión: el cuadro de mando, luego la planificación por equipo y por centro, los clientes y centros con sus contratos, las intervenciones con la hoja de visita y la firma del cliente, los equipos, y los ajustes y usuarios; detrás de cada pantalla, una cuenta por persona, con permisos según su rol.

Detrás de cada pantalla: una cuenta por persona, con permisos según su rol

  • Una pantalla por tarea real

    Parte de lo que tus equipos hacen cada semana: la planificación, la visita a un cliente, la firma. Una pantalla por tarea, con las palabras de tu oficio.

  • Los roles: quién ve qué

    La oficina gestiona los clientes y la planificación; un equipo de campo ve sus intervenciones del día. Escribe estos roles en el pliego: son ellos los que fijan los permisos.

  • Qué se migra de los archivos Excel

    Enumera los archivos que hay que migrar (clientes, centros, contratos) y sus columnas útiles. Una columna que nadie rellena no hace falta migrarla.

Cómo rellenarla

Rellenar la plantilla en cuatro pasos

Sustituye cada indicación gris por tu texto y borra lo que no te afecte. Rellénala con quienes usarán el software: son ellos los que conocen las tareas reales.

  1. Paso 1

    Empieza por la empresa y los objetivos

    Cinco líneas sobre ti, lo que usas hoy (archivos Excel, software) y tres objetivos con su medida.

  2. Paso 2

    Enumera las pantallas y clasifica las funcionalidades

    Mantén las pantallas típicas y añade una pantalla por tarea real. Luego clasifica cada funcionalidad, imprescindible desde el primer día o deseable más adelante, y añade los roles: quién ve qué, quién modifica qué.

  3. Paso 3

    Describe los datos que hay que migrar

    Qué archivos Excel o qué software, cuántas filas más o menos, y quién los aporta.

  4. Paso 4

    Da un presupuesto y una fecha

    Una horquilla y una fecha de puesta en línea, y luego el mismo documento a dos o tres proveedores.

Lo que exige la ley francesa

Cuatro obligaciones para escribir en el pliego de condiciones

Un software de gestión guarda datos de clientes y de empleados, y a veces facturas. La plantilla ya prevé el acceso con cuenta y las copias de seguridad: añade el resto en la parte «requisitos», para que se presupueste desde la primera oferta.

Clientes y empleados

La protección de datos (RGPD)

Nombres, direcciones, teléfonos, horarios de los empleados: son datos personales, y el RGPD impone obligaciones a la empresa que los guarda. El pliego indica qué datos registra el software y quién puede verlos.

Fuente: Entreprendre.Service-Public.fr

Cada tratamiento de datos

El registro de actividades de tratamiento

Archivo de clientes, horarios de los empleados: lo que el software hace con estos datos se inscribe en el registro de actividades de tratamiento de la empresa. La lista de datos escrita en el pliego sirve para tenerlo al día.

Fuente: CNIL

Acceso y copias de seguridad

La seguridad de los datos

Acceso con cuenta, permisos según el rol, copia de seguridad diaria: la plantilla ya escribe estos puntos en los requisitos. Consérvalos, para que cada presupuesto los incluya.

Fuente: CNIL

Desde el 1 de septiembre de 2026

La factura electrónica

La facturación electrónica está en vigor en Francia desde el 1 de septiembre de 2026. Si el software debe emitir facturas, escríbelo ya en el pliego, para que cada presupuesto lo tenga en cuenta.

Fuente: Entreprendre.Service-Public.fr

Preguntas frecuentes

Pliego de condiciones de software de gestión: tus preguntas

¿Qué poner en el pliego de condiciones de un software de gestión?

Nueve partes: la empresa, el proyecto, los objetivos y los usuarios, las pantallas, las funcionalidades, los datos que hay que migrar, los requisitos técnicos y legales, el presupuesto con el plazo y el mantenimiento, y por último lo que debe incluir cada presupuesto que recibas. Lo más útil para un proveedor: la lista de pantallas, el rol de cada persona y los archivos que hay que migrar. La plantilla sigue ese orden.

¿Software a medida o programa del mercado?

Un programa del mercado basta cuando se adapta a tu forma de trabajar: está listo enseguida y suele pagarse por suscripción. Un software a medida tiene sentido cuando ninguno se adapta y tus equipos acaban rehaciéndolo todo en archivos Excel. El pliego sirve en los dos casos: envíalo también a los editores de software, para comparar. Si un programa del mercado te basta, te lo digo desde la primera conversación.

¿Cuánto cuesta un software de gestión a medida?

En Dibodev, de 5000 a 15 000 € a precio cerrado, fijado en el presupuesto tras una primera conversación gratuita. El precio depende del número de pantallas, de usuarios y de conexiones con tus otros programas. El mantenimiento se presupuesta aparte. El barómetro de precios del software a medida compara las tarifas publicadas por otros proveedores franceses.

¿Hay que migrar mis archivos Excel?

Sí, si todavía se usan: clientes, centros, contratos o tarifas se importan en el software, para que nadie empiece de cero. En el generador, la migración de los archivos Excel viene marcada por defecto como imprescindible. Indica en el pliego qué archivos migrar y cuáles dejar de lado.

¿A quién pertenece el código del software?

A tu empresa, si el pliego y el presupuesto lo dicen. La plantilla lo escribe dos veces: en los requisitos y en lo que cada presupuesto debe confirmar. En Dibodev, el código fuente y los datos son tuyos.

¿La plantilla es realmente gratis?

Sí, sin registro ni e-mail. Puedes enviarla a cualquier proveedor o editor de software, no solo a mí.

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