Quel logiciel pour votre organisme de formation ou votre centre de cours ?

Digiforma démarre à 49 € HT par mois avec engagement annuel (59 € sans) pour 200 apprenants par an, Dendreo à 225 € HT par mois plus une mise en service dès 1 490 € HT, hop3team à 39 € HT par mois à l’année (49 € sans engagement), Qualiobee à 49 € HT par mois pour 100 apprenants par an et SmartOF à 75 € HT par mois. Pour l’émargement seul, Edusign coûte 29 € par mois à l’année (HT ou TTC non précisé). Les prix montent avec les apprenants, les heures-stagiaires, les utilisateurs ou les signatures (tarifs relevés le 1er novembre 2026). Un complément sur mesure coûte de 2 500 à 7 000 € une seule fois, un outil complet de 5 000 à 25 000 €, puis 100 à 300 € par mois de maintenance.

Je n’ai trouvé aucun chiffre public fiable sur le nombre d’utilisateurs de chaque logiciel. Le 1er novembre 2026, la première page de Google sur « logiciel organisme de formation » montrait Digiforma, Wedof, Qualiobee, SmartOF et Dendreo ; sur « logiciel soutien scolaire », Platformeasy, MyScol, Ogust, Accès SAP et Gestio. Ce sont deux familles d’outils différentes : choisissez d’abord la vôtre selon qui vous paie, c’est ce que fait le test en haut de cette page.

Regardez d’abord l’avance immédiate : avec elle, la famille ne règle que 50 % du coût (dans la limite du plafond du crédit d’impôt), et vous ne pouvez la proposer qu’en étant déclaré ou agréé services à la personne, avec un logiciel compatible avec l’API Tiers de prestation de l’Urssaf. Platformeasy l’inclut dès son offre Solo à 39 € HT par mois, Ogust la propose aussi (offre Essentiel à partir de 50 € par mois, HT ou TTC non précisé) et Accès SAP inclut son logiciel dans l’adhésion à sa coopérative. Kadrella (gratuit, puis 29 ou 49 € par mois) fait les attestations fiscales sans mentionner l’avance immédiate, et MyScol (84 € HT par mois pour 50 élèves) gère le planning, les présences et les factures des parents. Tarifs relevés le 1er novembre 2026.

Les outils des écoles de loisirs gèrent les inscriptions, les tarifs famille et les présences : Viviarto démarre à 19 € par mois (HT ou TTC non précisé, abonnement à la saison), Liberfit à 79 € HT par mois avec engagement (99 € sans, plus des frais de mise en service), AssoConnect est gratuit puis de 23 à 109 € TTC par mois pour les associations, MyScol démarre à 84 € HT par mois et Belami est sur devis (tarifs relevés le 1er novembre 2026). Une école qui donne des cours de loisirs à des particuliers n’a pas de déclaration d’activité de formation à faire. En danse classique, contemporaine ou jazz, l’enseignant rémunéré doit avoir le diplôme d’État, une équivalence ou une dispense, et chaque élève fournit un certificat médical par an (code de l’éducation, articles L362-1 et R362-2).

Oui, pour démarrer : Kadrella a une offre gratuite pour les cours particuliers, AssoConnect une offre gratuite pour les associations, et Teachizy une offre Découverte gratuite pour vendre des cours en ligne (9 % de commission, 3 formations, 70 apprenants). Les logiciels d’organisme de formation relevés sont payants, mais s’essaient sans payer : hop3team ouvre un compte gratuit complet sans carte bancaire, Digiforma offre 15 jours, Dendreo et Qualiobee 14 jours. Le modèle gratuit de cette page (feuille d’émargement en PDF, suivi des heures en Excel) dépanne une petite structure, sans signature en ligne ni BPF automatique.

Le référentiel Qualiopi ne cite pas l’émargement : c’est la preuve de réalisation que demandent les financeurs, avec le certificat de réalisation dont le ministère du Travail publie le modèle. Signer par demi-journée, le matin et l’après-midi, est un usage demandé par la plupart des financeurs, pas une obligation écrite dans un texte. En ligne, Edusign démarre à 29 € par mois à l’année (200 signatures par mois, puis 0,50 € la signature), hop3team facture 0,15 € HT la signature et Dendreo inclut l’émargement illimité. Sur papier, la feuille gratuite de cette page prévoit les deux demi-journées, le numéro de déclaration d’activité et les signatures du stagiaire et du formateur.

Depuis le 1er novembre 2026, le référentiel national qualité compte 7 critères et 33 indicateurs, contre 32 auparavant (décret n° 2026-728 du 1er août 2026). Plusieurs indicateurs portent sur le suivi des apprenants : positionnement et évaluation des acquis à l’entrée (8), suivi adapté (10), atteinte des objectifs (11), engagement, ruptures de parcours, violences et harcèlement (12), effectivité du suivi des modules à distance (19). Vérifiez que votre logiciel est passé aux 33 indicateurs : le 1er novembre 2026, au moins une page tarifs d’éditeur parlait encore des 32. Un logiciel ne vous certifie pas : c’est votre organisme qui est audité.

Chaque année, sur Mon activité formation, à la date fixée par le ministère du Travail : en 2026, la campagne courait du 1er avril au 31 mai (Centre Inffo). Tout organisme déclaré l’envoie, formateur indépendant compris ; sans BPF, la déclaration d’activité devient caduque. Un logiciel qui tient les émargements et les heures par stagiaire vous évite de tout recompter au moment de le remplir.

Le contrat est signé avant l’inscription définitive et avant tout paiement (article L6353-3 du Code du travail). Le stagiaire peut se rétracter pendant 10 jours par lettre recommandée ; aucune somme ne peut être exigée avant la fin de ce délai, puis 30 % du prix au plus, le solde étant échelonné (articles L6353-5 et L6353-6). Ces règles visent la personne qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais.

Une formation professionnelle n’est exonérée de TVA qu’avec l’attestation de la Dreets, et la facture porte la mention « article 261-4-4° du CGI » (Centre Inffo). Le soutien scolaire à domicile est à 10 % si vous n’exercez que des services à la personne ; les autres cours à domicile sont à 20 % (Entreprendre.Service-Public.fr). Les familles récupèrent ensuite 50 % de leurs dépenses en crédit d’impôt, dans la limite de 12 000 € par an plus 1 500 € par enfant à charge (15 000 € au plus), et un devis est obligatoire dès 100 € TTC par mois.

Pas avec les offres que j’ai relevées : le 1er novembre 2026, aucune page lue d’un logiciel pour organisme de formation ne citait l’avance immédiate, et aucune page lue d’un logiciel de services à la personne ne citait le BPF ou Qualiopi. Vous payez alors souvent deux abonnements, par exemple Digiforma dès 49 € HT et Platformeasy dès 39 € HT par mois, et vous ressaisissez de l’un à l’autre. C’est le cas où un outil sur mesure se justifie : un seul planning et un seul suivi des heures, avec l’émargement et le BPF d’un côté, l’avance immédiate et l’attestation fiscale de l’autre. On peut y ajouter de l’IA si elle vous sert : BPF prérempli à partir des présences, conventions et attestations préparées, résumé des progrès pour les parents.

Si votre logiciel exporte vos élèves ou stagiaires, vos sessions, vos émargements et vos factures en Excel ou en CSV, je les reprends dans le nouvel outil ; c’est prévu dans le devis. Vérifiez cette possibilité d’export avant de signer avec un éditeur, et gardez vos feuilles d’émargement signées : ce sont vos preuves de réalisation auprès des financeurs.